Proceso para el licenciamiento Open Value Academic

Estos son los pasos a seguir para contratar de soluciones de educación de Microsoft Open Value Subscription. Sirva de aclaración que si nuestra instituciones entra en el rango de pequeña o mediana (menos de 1000 máquinas) el contrato se realiza totalmente on-line.

1. Contactar a un Partner de Microsoft habilitado. Esto es indispensable ya que el pedido de licencia se hacer a través de un sitio de Microsoft al que solo un Partner tiene acceso. 
2. Junto al Partner establecer la cantidad y tipo de usuarios que hay en la institución además del tipo de licenciamiento que queremos y la duración del contrato. Con esta información el Partner nos da el costo final.
3. Para que el Partner inicie el trámite ante Microsoft es necesario que la Institución le presente una orden de compra según lo establecido el punto anterior.
4. Presentada la orden de compra el Partner nos pedirá información de contacto: esto se divide en varios apartados pero basicamente nos pedirá los datos del responsable de la institución, los datos del rsponsable técnico, los datos del responsable de administración de claves, etc. Pueden ser personas distintas a la misma en todos los casos.
5. Iniciado el pedido por parte del Partner más o menos a los 10 días la persona declarada como responsable recibirá una mail con el contrato establecido. Si todo está bien se acepta el contrato y listo de lo contrario consultar al Partner.
6. Aceptado el contrato y dentro de las 48 horas la persona declarada como responsable técnico recibirá un mail para que válide una cuenta de correo y así poder acceder al Centro de servicios de licencias por volumen (VLSC). Esto es el acceso a un sitio de Microsoft que nos permitirá acceder a las claves de los productos, la descarga de éstos y el acceso al software assurance.
7. En el VLSC se administran las licencias contratadas, se tienen acceso a ayudas online y telefónicas por parte de Microsoft y es posible definir usuarios con distintos niveles. Por ejemplo, el administrador puede definir usuarios que solo puedan descargar software y otros que solo tengan accesos a las claves.
8. Cabe aclar que se utiliza la misma clave para todas las licencias.

Microsoft Academic Open Licence

"Soluciones de educación de Microsoft Open Value Subscription" o simplemtente "Open Value Subscription" es una oferta de licenciamiento por volumen de Microsoft para pequeños y medianos clientes académicos. 

Clientes académicos se refiere a Instituciones Educativas (públicas o privadas), la categoría de pequeño o mediano está dado por la cantidad de licencias que pida (cantidad de máquinas a licenciar), siendo 1000 el número tope para esta oferta.

En este caso Microsoft ofrece un "paquete" cerrado de software que incluye:

• Windows XP - Vista  y Seven
• Office 2003, 2007 y 2010  
• CAL,s de acceso a servidores
• Software Assurance

En este tipo de licenciamiento (Académico) no se licencian las PC sino los usuarios. A su vez los usuarios se declaran por categorías según el tiempo que usen la PC. Es decir que una PC puede tener a más de un usuario en el día segú sea su actividad dentro de la institución.

En definitiva a nuestro Partner solo le decimos cuantos usuarios a tiempo completo (8 horas) tenemos y cuanto a medio tiempo (menos de 8 horas). Por ejemplo: si declaramos 10 a tiempo completo y 5 a medio tiempo pagamos por 15 licencias pero tenemos para usar en realidad cerca de 30. Esto se debe a que por cada usuario a medio tiempo recibimnos 3 licencias aunque pagamos una. Microsoft entiende que una misma PC puede ser utilizada por más de un usuario a medio tiempo y por eso autoriza tres licencias aunque paguemos unas, más algunas licencias para docentes que trabajen en su casa. Esas 30 licencias se pueden utilizar en 30 máquinas eso es lo bueno.

Todo este paquete sale unos 30 dolares por licencia por año. En el caso anterior serían 15 licencias las que pagaríamos con derecho a usar unas 30 más o menos. Aclaro que esto es en Argentina, pero estimo que no debe ser muy distinto en otros paises.

Licenciamiento Microsoft

El abanico de posibilidades que ofrece Microsoft para licenciar software es demasiado grande como para intentar "encararlo solo". De hecho el primer requisito de la empresa para iniciar una solicitud de licenciamiento es que se haga a través de un Partner (vendedor) habilitado. Un Partner habilitado es aquel que tomó el curso correspondiente en Microsoft y recibió el certificado que lo avala como tal. El curso dura cerca de 2 años y tiene su costo.

De esta forma no solo nos liberamos del tramite burocrático sino que además obtenemos el acesoramiento justo, para nuestra necesidad de licenciamiento. En este caso no hablo de comprar la licencia para una PC o notebook particular, hablo de el proceso de licenciamiento para más de 5 PC, donde si bien se puede comprar la clásica licencia OEM por PC, al aumentar el número de máquinas es conveniente buscar acesoramiento por otro tipo de licenciamiento, por ejemplo las llamadas LICENCIAS POR VOLUMEN que son considerablemente más económicas. De hecho un contrato de licenciamiento por volumen se puede solicitar a partir de las 5 máquinas.

Hay un montón de variables a tener en cuenta y que hacen al precio cuando se quiere licenciar, algunas de ellas son:

• Duración del contrato: la duración mínima es por un año, de ahí en adelante, pudiendo optar por la licencia perpetua. En este punto aclaro que Microsoft "alquila" sus productos no los vende.
• Tipo de institución: privada o del estado. Hay planes de licenciamiento que reconocen por ejemplo a las entidades educativas y presentan una importante gama de beneficios.
• Software Assurance: esto se refiere a la licencia contempla o no la actualización a versiones futuras del soft licenciado. Por ejemplo si licenciamos Windows 7 e incluimos en el contrato la clausula de software assurance tendremos derecho (dentro de la vigencia del contrato) a actualizarnos a la próxima versión de Windows que salga al mercado.
• Alcance de la licencia: el alcance se refiere a cuantas versiones del software queremos acceder. Por ejemplo, Si todas nuestras PC soportan windows 7 podemos licenciar solo por esta versión, pero si tenemos varios sistemas operativos podemos licenciar "hacia atrás" es decir, la misma licencia sirve para distintas versiones Windows. Pagamos una licencia de Windows 7 y la podemos utilizar con Windows Vista o Windows XP.

Tendremos las mismas opciones en el licenciamiento de otros productos de Microsoft como por ejemplo Office o Windows Server.